SIKLUS PRODUKSI DAN KEUANGAN

1. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
- Entri pesanan penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
-      Mengambil pesanan dari pelanggan
-      Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
-      Memeriksa ketersediaan persediaan
-      Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
-      Mengambil dan mengepak pesanan
-      Mengirim pesanan tersebut
-          Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
-      Penagihan ke para pelanggan
-      Memelihara data piutang usaha
-          Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
-      Menangani kiriman uang pelanggan
-      Menyimpannya ke bank
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
2. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?
a)   Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

• Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

-           Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

• Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

-          MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
-          JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.
b)   Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

• Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

-      Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1. Memutuskan apakah menerima pengiriman
2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
-      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

3. Siklus Produksi
Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
-          Perancangan Produk
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.
-          Perencanaan dan Penjadwalan
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
-          Operasi Produksi
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk.
Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan.
-          Akuntansi Biaya
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?
i.    Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

• Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
• Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan  untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

4. Siklus Keuangan/ Penggajian
Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?
i.    Perbarui File Induk Penggajian
ii.    Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
iii.    Validasi Data Waktu dan Kehadiran
iv.    Mempersiapkan Penggajian
v.    Membayar Gaji
vi.    Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
vii.    Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Bila diterapkan pada aplikasi MYOB Accounting ada beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk mendapatkan hasil seperti diatas. Langkah ini merupakan langkah dasar pada penggunaan aplikasi MYOB Accounting
1.  Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 13 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan sebagainya.
2.  Membuat Data Perusahaan pada MYOB
Langkah – langkah yang harus dilakukan :
Klik tombol start
2. Pilih all program> MYOB Accounting v13> MYOB Accounting v13
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses
a. Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
b. Create, untuk membuat data perusahaan baru
c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
d. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi 12 ini
e. Exit, untuk mengakhiri program MYOB
4. Klik tombol create new company file, klik next
5. Klik company information lalu masukkan data perusahaan. Setelah itu klik next
6. Lalu masukkan periode akuntansi, dan klik next bila sudah selesai
7. Klik tombol save. Klik next
8. Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesai
3. MEMINDAHKAN DATA PADA MYOB
A. Membuka File
1. Buka program MYOB Accounting v13
2. Pada kotak informasi klik tombol open your company file
3. Pada bagian look ini pilih drive di mana file disimpan
4. Pilih file dokumen dan klik tombol open
5. Akan tampil kotak dialog sign-on,kemudian klik ok
6. Klik pilihan enter later untuk menunda pengisian nomor registrasi selanjutnya klik tombol ok
7. Selanjutnya pada kotak dialog konfirmasi akan menunjukkan perifikasi data, klik tombol no
8. Selanjutnya file akan tampil.
B. Persiapan Data Akuntansi
Daftar Saldo Rekening
Data Pelanggan
Data Pemasok
Data Barang Dagangan
C. Daftar Perkiraan
Mengganti Nama Perkiraan
1. Klik modul perkiraan (account), kemudian pilih account list
2. Pastikan tab asset dalam keadaan terpilih kemudian klik ganda pada perkiran assets, muncul kotak dialog edit account, ganti account name menjadi aktiva kemusian klik ok
3. Dengan mengulangi langkah diatas untuk hasil penggantian nama perkiraan lakukan untuk perkiraan lainnya.
4. Langkah terakhir adalah tutup jendela account list dengan tombol close
Membuat Nama Perkiraan
1. Buka jendela account list dengan klik modul perkiraan kemudian pilih naccount list
2. Ada klik tombol new bawah layar
3. Pastikan kelompok perkiraan anda adalah asset, kemudian kerikkan nomor perkiraan pada account number, selanjutnya tekan tombol tab, isi account name dengan nama perkiraan yang baru
4. Selesai klik tomol ok
5. Utnuk membuat nama perkiraan yang lain ikuti langkah diatas tadi
6. Langkah terakhir klik close
Menghapus Perkiraan
1. Klik modul perkiraan, kemudian pilih account list
2. Setelah Setelah itu klik tanda panah yang terletak sebelah kiri nama perkiraan misal perkiraan undeposit Funds
3. Kemudian akan tampil kotak edit account, karena perkiraan yang dicontohkan perkiraan linked atau terhubung maka kita harus menggantikan posisi untuk perkiraan ini. Untuk itu klik tanda panah linked accounts for
4. Ubah nomor dan nama perkiraan dengan mengkil kolom isian tersebut
5. Kemudian kotal dialog tampil dan nama perkiraan tampil misalkan kita ingin menganti dengan perkiraan bank solo (1-1130), kemudian klik tombol use account
6. Selanjutnya klik yes pada kotak informasi
7. Klik Ok
8. Untuk menghapus klik menu edit dan klik delete account
9. Untuk menghapus nama perkiraan lain ikuti langkah diatas.
10. Klik close
4.  Link Transaksi
Link transaksi merupakan hubungan otomatis antar perkiraan satu dengan perkiraan lain. Contoh perkiraan piutang dan kas
Link Transaksi Perkiraan Buku Besar dan Kas/Bank
1. Klik setup, linked account, account & Banking accoaunts
2. Selanjutnya tampil kotak dialog yang mana anda akan mnegiisi nomor perkiraan yang menghubungkan perkiraan dan kas
3. Contoh kita akan mengganti nama perkiraan untuk perkiraan link pembayaran elektronik
4. Selanjutnya tampil kotak dialog pilih perkiraan Bank Permata, terakhir klik tombol use account
5. Pilih Yes
6. Lakukaan langkah diatas selanjutnya untuk mengganti perkiraan yang lain
7. Klik ok
Link Transaksi Perkiraan Penjualan
1. Klik setup, linked accounts, sales account
2. Sales linked accounts akan tampil
3. Isilah transaksi perkiraan penjualan untuk akun perkiraan untuk penerimaan piutang dengan bank permata
4. terakhir Klik Ok
Link Transaksi Perkiraan Pembelian
1. Klik menu setup, linked account, purchase account
2. Selanjutnya kotak dialog purchases linked accounts akan tampil
3. Selanjutnya ganti perkiraan untuk pembayaran hutnag ke link Bank Solo (1-1130)
4. Terakhir klik Ok
5.  Kode Pajak
Menghapus Kode Pajak
1. Klik list, tax code
2. Tax Code akan tampil
3. Pilih nama kode pajak yang akan dihapus, setelah itu kotak dialog akan tmapil, kemudian baris menu anda pilih menu edit delete tax code
4. Klik Ok
5. Klik close untuk menutup kotak dialog tax code list
6. Klik close untuk menutup
Membuat Kode Pajak
1. Klik menu list, tax code
2. Klik tombol new
3. Kemedian isi kode pajak PPn padakolom isian tax kode
4. Kemudian klik tab, isi pajak pertambahan nilai pada description
5. Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type
6. Klik 10%
7. Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-1310 (PPN Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-1320 (PPN Masukkan) pada kolom isisan linked account for tax paid
8. Pada linked card for tax authority masukkan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat anda kosongkan
9. Klik ok
10. Klik close
6.  Membuat Card File
1. Pada jendela command center klik card file
2. Klik card list
3. klik tombol new
4. Pastikan check box inactive card dalam keadaan uncheck, kemudian isi kolom dalam tab profile dengan data sebelumnya
5. Untuk melihat hasil klik Profile
6. Klik card details untuk masuk step berikutnya
7. Untuk menyisipkan gambar pelanggan dapat dilakukan dnegan klik ganda picture information
8. Klik tombol link
9. Lalu klik file bitmap, open
10. Selanjutnya klik ok
11. Isi informasi tambahan untuk kartu pelanggan
12. Klik tab selling details
13. Dalam tab ini anda mengisi informasi detail penjualan yang berlaku untuk pelanggan
14. Klik tab payment details untuk tab berikutnya, dan isi seluruh informasi yang tampil
15. Lalu klik tab contag log untuk masuk ke tampilan berikutnya, kotak ini menampilkan jadwal kegiatan pelanggan
16. Klik tab jobs, kotak dialog akan tmapil anda diminta untuk mengisi daftar jobs dengan pelanggan
17. Klik tab history untuk menampilkan total penjualan bulanan tahun terdahulu dan tahun yang sedang berjalan
18. Klik ok
7.  Mengubah Kartu File
1. Pastikan jendela card list dalam modul card file
2. Pilih dan klik ganda kartu file yang akna diubah
3. Lalu lakukan perubahn jika layar tmapilan telah nampak.
4. Klik Ok
8.  Daftar Persediaan
1. Modul Inventory, aktifkan kotak dialog item list
2. Klik tombol new
3. Kemudian isi A-001 pada kolom isian item number, klik tab isi stop map pada name
4. Aktifkan kotak periksa I buy this item, klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost, untuk menampilan kotak select from list tekan tombol new
5. Kotak dialog edit account akan ditmapilkan, pastikan kolom account classification berisi cost of sales, jika tidak klik tombol drop down disebelahnya pilih cost of sales, isi nomor perkiraan 1000 pada kolom account number, tekan tab kemudian isi harga pokok penjualan pada kotak isian account name kemudian klik ok
6. Kemudian tampil kotak information klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost pilih harga pokok penjualn dari kotak dialog select from list klik use account
7. Aktifkan kotak a sell this item, masukkan nomor perkiraan 4-1000 untuk perkiraan penjualan
8. Aktifkan kotak inventory this item jika barang tersebut akan dicatat dalam perkiraan persediaan. Masukkan no. perkiraan 1-1400 untuk perkiraan persediaan barang dagang pada kotak asset account for item inventory
9. Kli buying details, kotak dialog item information dalam tab buying details
10. Isi pack dalam kotak isian buying unit of measure, klik tab 2 kali kemudian isi PPN
11. Klik tab selling details isi Rp 30.000
12. Klik Ok
13. Klik Close
Mengisi Harga Jual dan Jumlah Persediaan
1. Dalam modul inventory, aktifkan kotak dialog adjust inventory dengan menekan tombol adjust inventory
2. Isi tanggal transaksi 01/01/05 kemudian isi memo dengan persediaan awal barang
3. Klik tab 2 kali kemudian select from list
4. Pilih item misalnya StopMAp klik Use Item
5. Tekan tab kemudian isi jumlah persediaan yaitu 500 pack
6. Lalu masukkan item perunit Rp 25.000
7. Terakhir tekan tab 2 kali untuk mengisi nama perkiraan pada kotak dialog select from list, pada kolom look for isi nomor perkiraan 1-4000. Kemudian klik use account, nama perkiraan persediaan barang dagang
8. Apabila telah terisi semua klik record
9. Klik cancel
9.  Mencatat Saldo Awal
Saldo Awal Perkiraan
1. Klik setup, balances, account opening balance
2. Ketik saldo untk perkiraan kas yaitu Rp 2.750.000 (tanpa Rp)
3. Tekan enter isi saldo awal berikutnya
4. Klik Ok
5. Klik modul account klik account list untuk mengaktifkan kotak dialog, maka tampil keseluruhan saldo awal.
6. Klik close
Saldo Awal Piutang Dagang
1. Klik menu setup, balances, customer opening balance
2. Kemudian pilih dan klik satu pelanggan, lalu klik tombol add sale
3. Selanjutnya tekan tab untuk sampai pada kolom date dan totalincluding tax isilah bagian kolom tersebut
4. Pastikan kode pajak adalah N-T, jika tidak klik drop down select from list pilih N-T use tax code
5. Klik record
6. Lalu kita berada pada kotak customer opening balance klik option customer summary
7. Lakukan langkah tasi untuk pelanggan lainnya.
8. Klik Ok
9. Klik close
Saldo Awal Hutang Dagang
1. Pada jendela command center. Klik menu setup, balance, supplier opening balance2. Kemudian pilih dan klik salah satu pemasok, klik tombol add purchase
3. Selanjutnya klik tab untuk sampai pada kolom date dan tab totalincluding tas, maka masukkan data sesuai dengan informasi
4. Pastikan tax code dalam keadaan N-T
5. Lalu klik tombol record
6. Selanjutnya semua data pemasok dimasukkan dengan cara tadi.
7. Apabila telah selesai klik OK
8. Klik close


 Prosedur Pemrosesan Informasi 

SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

1.    1. Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

2.    2. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat di tambah atau tidak.

Bagaimana data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menteluruh:

1.    1. Pemeriksaan validitas, uji kelengkapan

2.    2. Uji kewajaran

3.    3. Persetujuan kredit:

a.    Otorisasi umum, batas kredit

b.    Otorisasi khusus: pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut:

1.    1. Pesanan penjualan

2.    2. Slip pengepakan

3.    3. Kartu pengambilan barang

Kebutuhan informasi dan prosedur:

1.    1. Menetukan ketersediaan persediaan

2.    2. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

3.    3. Menentukan harga produk dan jasa

4.    4. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

5.    5. Memilih metode untuk mengirim barang

PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

--> Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :

Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :

Sistem Lingkaran Terbuka à sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.

Sistem Lingkaran Tertutup à sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.

Sifat Sistem :

1.Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

2.Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.

3.Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik

4.Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.

ANCAMAN TERHADAP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

ancaman pertama yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

• Kebakaran atau panas yang berlebihan
• Banjir, gempa bumi
• Badai angin, dan perang

Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

–        Kegagalan hardware

–        Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.

–        Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.

Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

–        Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

–        Kesalahan tidak disengaja karen teledor

–        Kehilangan atau salah meletakkan

–        Kesalahan logika

Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :

–        sabotase

–        Penipuan komputer

–        Penggelapan

AKTIVITAS PENGENDALIAN

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

• Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
• Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:

1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual

2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif

3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu

Aktivitas Pengendalian

• Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
2. Pemisahan tugas
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai
5. Pemeriksaan independen atas kinerja

Aktivitas pengendalian dapat berupa:

Pengendalian pengolahan informasi mencakup:

• Otorisasi semestinya terhadap transaksi
• Dokumen dan catatan
• Pengecekan independen
• Pemisahan tugas
• Pengendalian fisik
• Review terhadap kinerja

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

• Pengendalian organisasi.
• Pengendalian dokumentasi.
• Pengendalian akuntabilitas aktiva.
• Pengendalian praktik manajemen.
• Pengendalian operasi pusat informasi
• Pengendalian otorisasi
• Pengendalian akses

PENGENDALIAN ORGANISASI

Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

• Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
• Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
• Dokumentasi program.
• Dokumentasi data
• Dokumentasi operasi
• Dokumentasi untuk pengguna.

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI

Meliputi:

• Pengendalian otorisasi,
• Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
• Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
• Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian

Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?

Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

• Apakah pengendalian manajemen itu ?
• Pengendalian manajemen meliputi tiga keutamaan :

1        Merupakan bagian tanggung jawab manajemen yang utuh.

2        Dirancang untuk mengurangi kesalahan, ketidak teraturan, dan mencapai tujuan organisasi.

3. Berorientasi dan berusaha untuk membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

Proses Pengendalian Internal :

l        Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai, yaitu :

–        Pelaporan keuangan yang handal

–        Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi

–        Dipatuhinya semua hukum dan peraturan-peraturan yang diterapkan.

• Apakah unsur-unsur dari pengendalian internal?
• Lingkungan pengendalian

–        Penetapan risiko

–        Aktivitas pengendalian

–        Informasi dan komuniaksi

–        Monitoring/supervisi

–        Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tugas pada bagian akuntansi?

–        Tidak ada perangkapan fungsi / tugas oleh satu individu atau satu departemen.

–        Apakah dilaksanakan audit internal?

–        Audit internal sebagai aktivitas evaluasi secara independen dalam organisasi.